La vérification administrative de la CNESST : que dois-je savoir?

Au cours des derniers mois, plusieurs ergothérapeutes sujets aux vérifications administratives de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST)
ont consulté le bureau du syndic pour savoir comment répondre à ces vérifications et quels documents fournir afin de concilier le respect du secret professionnel auquel a droit le  travailleur et les obligations contractuelles de l’ergothérapeute envers l’agent payeur. le présent article vise à apporter une réponse claire aux ergothérapeutes.

Pour ce faire, nous avons d’abord clarifié ce qu’est une vérification administrative de la CNESST et à nouveau examiné les lois et les réglements sur l’assistance médicale et le secret professionnel. Cela nous a amenés, en collaboration avec la CNESST, à préparer cet article à l’intention des ergothérapeutes afin de leur permettre de concilier les obligations en cause.

Qu’est-ce qu’une vérification administrative de la CNESST?

La vérification administrative de la CNESST est réalisée dans le cadre du Règlement sur l’assistance médicale (chapitre a-3.001, r. 1). elle est généralement aléatoire et vise à vérifier auprès des fournisseurs de services d’assistance médicale si le service a effectivement été rendu, quand et par qui. 

Quelles sont les obligations des ergothérapeutes visés par une vérification administrative de la CNESST?

Les ergothérapeutes visés par une vérification administrative de la CNESST doivent collaborer avec cette dernière et lui transmettre les documents et renseignements requis aux fins de ladite vérification, tout en s’assurant de préserver le secret professionnel auquel le travailleur a droit. 

De fait, bien que la CNESST puisse avoir accès à certains renseignements ou documents inclus dans le dossier de l’ergothérapeute en application de sa loi et de ses règlements, elle n’a pas accès à l’entièreté du dossier du travailleur et il appartient à l’ergothérapeute d’en préserver le secret professionnel. 

Quels sont les documents ou renseignements que les ergothérapeutes visés par une vérification administrative doivent transmettre à la CNESST?

Dans le cadre d’une vérification administrative, les ergothérapeutes doivent transmettre à la CNESST les seuls renseignements suivants, relatifs aux services professionnels qu’ils ont rendus à un travailleur dans le cadre de l’application du Règlement sur l’assistance médicale :

• la date du service professionnel rendu ;
• l’acte professionnel posé (évaluation initiale, soin ou traitement) ;
• le nom de l’intervenant de la santé (l’ergothérapeute) qui a rencontré le travailleur ;
• la signature du travailleur ;
• la signature de l’intervenant de la santé (l’ergothérapeute) ayant rendu le service.
  
  

Pour s’acquitter de cette obligation, diverses options s’offrent aux ergothérapeutes, en fonction de la date à laquelle les services ont été rendus : 

Services rendus depuis le 24 mai 2018

Depuis la date d’entrée en vigueur des modifications au Règlement sur l’assistance médicale le 24 mai 2018, tout physiothérapeute, thérapeute en réadaptation physique et  ergothérapeute qui rend des services dans le cadre de ce règlement doit tenir un registre (article 15 du Règlement) indiquant, pour chaque séance :

• la date ;
• l’acte professionnel posé (évaluation initiale, soin ou traitement) ;
• le nom de l’intervenant de la santé (l’ergothérapeute) qui a rencontré le travailleur
• la signature du travailleur.
  
  

De plus, bien que cela ne soit pas prévu par le Règlement sur l’assistance médicale, la CNESST demande que le registre soit signé par l’intervenant de la santé (l’ergothérapeute) ayant rendu le service.

En cas de vérification administrative par la CNESST, c’est l’extrait pertinent de ce registre, accompagné au besoin des annexes iii (compte) et iii.1 (rapport) du Règlement sur l’assistance médicale, qui doit être remis à la CNESST. 

Tout autre renseignement contenu dans le dossier du travailleur est protégé par le secret professionnel et de ce fait ne doit pas être transmis à la CNESST. ainsi, afin d’éviter de transmettre des renseignements qui ne doivent pas l’être, l’ergothérapeute aurait tout avantage à se doter d’un mécanisme de fonctionnement où les informations requises par le registre en question sont dans une section séparée et accessible.

Services rendus avant le 24 mai 2018

Pour les services rendus avant le 24 mai 2018, l’ergothérapeute devra transmettre à la CNESST les seuls extraits de son dossier comportant les renseignements mentionnés plus haut, lorsque disponibles et existants, tout en s’assurant de caviarder tout autre renseignement qui pourrait s’y trouver. 

Dans le cas où les informations mentionnées ci-devant ne se trouvent nulle part ailleurs que dans les notes évolutives de l’ergothérapeute, ce dernier devra soumettre les extraits pertinents de ses notes évolutives, qu’il aura préalablement pris soin de caviarder afin d’y retirer toute information non prévue comme précédemment mentionné.

Au besoin, l’ergothérapeute devra de plus transmettre à la CNESST les annexes iii (compte) et iii.1 (rapport) du Règlement sur l’assistance médicale pertinente. 

En cas de doute sur la nécessité ou la pertinence de transmettre un document ou un renseignement à la CNESST, quant au respect de vos obligations professionnelles envers le travailleur et bénéficiaire de vos services, dont son droit au secret professionnel, n’hésitez pas à communiquer avec le bureau du syndic de l’Ordre.