Entente de service, honoraires et relevés : quoi faire pour respecter les normes

Dans les derniers mois, le bureau du syndic a reçu du Comité d’inspection professionnelle et de certains assureurs, plusieurs demandes d’enquête portant sur les ententes de service, la fixation et les relevés d’honoraires. Tous ces aspects sont liés à plusieurs obligations déontologiques. le bureau du syndic a rédigé cet article pour faciliter la compréhension de ces  obligations professionnelles et de sensibiliser les ergothérapeutes quant à leur importance dans l’exercice de la profession.

Le Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession des ergothérapeutes dans le secteur privé  guide l’ergothérapeute dans la mise en application des obligations liées aux honoraires et à l’entente de service. Ces obligations découlent aussi de plusieurs articles du Code de déontologie des ergothérapeutes et du Règlement sur la tenue de dossiers des ergothérapeutes. 

Entente de service
En premier lieu, l’Ordre rappelle que l’entente de service peut être tacite ou verbale, mais recommande que certains éléments figurent dans un contrat écrit de services établi entre le client et l’ergothérapeute (description générale des services à rendre, montant des honoraires et autres frais prévisibles, modalités de paiement¹). De plus, l’entente de service doit être versée au dossier². 

Fixation des honoraires et autres frais
en général, les honoraires du secteur privé sont soumis aux règles du marché. toutefois, dans le cadre de la fixation de ses honoraires, l’ergothérapeute doit respecter le Code de déontologie³. il doit aussi demander et accepter des honoraires justes, raisonnables, justifiés et proportionnels aux services rendus. pour ce faire, il doit tenir compte, entre autres, de son expérience, de ses compétences particulières, du temps requis pour le service, et, le cas échéant, du caractère inhabituel de la demande. Outre les honoraires, l’ergothérapeute peut avoir à réclamer d’autres frais, tels que des frais de déplacement. 

De plus, l’ergothérapeute doit informer son client du coût approximatif et prévisible de ses honoraires et des autres frais, ainsi que de toutes modifications subséquentes à cet égard⁴. en ce qui concerne les frais administratifs réclamés pour un rendez-vous manqué⁵, l’ergothérapeute et son client doivent convenir préalablement des conditions et le montant réclamé ne doit pas dépasser le montant des honoraires perdus ou le montant des dépenses encourues. 

Dans certains cas, les honoraires sont fixés par règlement. C’est le cas pour les assureurs étatiques, comme la CNESST et la SAAQ. Certains de ces assureurs permettent  l’ergothérapeute de réclamer des honoraires complémentaires. l’ergothérapeute doit conclure au préalable avec le client une entente à ce sujet⁶. il arrive aussi qu’un ergothérapeute négocie les honoraires et autres frais dans le cadre d’une « entente-cadre » avec un demandeur de services. l’ergothérapeute doit s’assurer que cette entente négociée lui permet de respecter ses obligations professionnelles relatives à la fixation d’honoraires et d’autres frais⁷. Ce même principe s’applique tout autant lorsque c’est un gestionnaire non-ergothérapeute qui négocie les ententes relatives aux honoraires. un nonergothérapeute s’expose à des poursuites pénales de la part de l’Ordre s’il amène un ergothérapeute à contrevenir à ses obligations professionnelles.

Le relevé d’honoraires
Pour réclamer un paiement, l’ergothérapeute doit préparer un relevé d’honoraires et y inclure les autres frais, s’il y a lieu⁸. Le Cadre de référence⁹ précise les éléments et les caractères essentiels d’un relevé d’honoraires. si l’ergothérapeute travaille au sein d’une société, il doit s’assurer que le relevé d’honoraires précise clairement les services fournis¹⁰.  il est à noter que le relevé d’honoraire fait souvent l’objet de demandes d’enquête de la part des assureurs. par exemple, il a été observé dans le secteur de la pédiatrie que les parents demandent à l’ergothérapeute de préparer des relevés d’honoraires au nom de l’enfant bénéficiaire et d’autres au nom des parents, afin de leur permettre de prolonger la couverture d’assurance. L’ergothérapeute qui s’y soumet commet une infraction¹¹.

Il est aussi attendu que le relevé d’honoraires émis par un ergothérapeute précise la nature du service professionnel rendu. ainsi, l’ergothérapeute ne peut délivrer un reçu d’ergothérapie pour des interventions autres que des services professionnels en ergothérapie à défaut de quoi il commet une faute déontologique¹². Finalement, l’ergothérapeute ne peut pas exiger un paiement à l’avance¹³. De plus, en cas de mésentente sur les honoraires, l’ergothérapeute a l’obligation d’informer son client de son droit de demander au syndic de l’Ordre de tenter de régler le litige par voie de conciliation¹⁴. 

En conclusion, tout ce qui précède est une application concrète de l’article 23 du Code de déontologie sur l’intégrité et l’objectivité. Cette application est aussi extrêmement liée aux valeurs de la profession, entre autres la rigueur, l’honnêteté et la transparence. 

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1. Cadre de références sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé. Ordre des ergothérapeutes du Québec, Juin 2015, page 31.
2. Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec – chapitre C-26, r. 121.1, art. 6, paragraphe 19.
3. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 73 et suivants.
4. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 74.
5. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 78.
6. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 79
7. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 10
8. Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec – chapitre C-26, r. 121.1, art. 6, paragraphe 20.
9. Cadre de références sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé. Ordre des ergothérapeutes du Québec, Juin 2015, norme 4, pages 28 à 31.
10. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 76
11. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 23 et 24
12. ibid.
13. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 77
14. Code de déontologie des ergothérapeutes, 2015, chapitre C-26, r. 113.01, art. 81