La conservation des dossiers dans le secteur privé

L’Ordre est souvent sollicité afin de répondre à des questions concernant les règles de conservation des dossiers applicables aux ergothérapeutes oeuvrant en pratique privée. Nous reprendrons ci-après certaines des questions les plus fréquemment posées à cet égard et vous ferons part des principes à suivre en pareilles circonstances.

Combien de temps dois-je conserver mes dossiers?

Au terme de l’article 4 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation d’un membre de l’Ordre professionnel des ergothérapeutes du Québec (Règlement sur la tenue de dossiers), un ergothérapeute doit conserver chaque dossier pendant au moins cinq ans à compter de la date du dernier service rendu.

Où dois-je conserver mes dossiers?

L’article 5 du Règlement sur la tenue des dossiers prévoit qu’un ergothérapeute doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clé ou autrement, de manière à assurer la confidentialité des renseignements qui y sont contenus.

Puis-je entreposer mes dossiers dans un lieu d'entreposage à l'extérieur de mon bureau?

Rien dans la règlementation n’empêche un ergothérapeute d’entreposer ses dossiers dans un tel lieu, à condition bien entendu que, ce faisant, il ne compromette pas la confidentialité des renseignements qui s’y trouvent.

L’ergothérapeute doit de plus s’assurer de pouvoir facilement et rapidement avoir accès aux dossiers ainsi entreposés de manière à permettre à ses clients d’exercer leurs droits d’accès ou de rectification prévus à la loi.

Comment puis-je disposer de mes dossiers une fois la période de conservation terminée?

L’article 8 du Règlement sur la tenue de dossiers prévoit que l’ergothérapeute peut détruire un dossier à condition qu’il le fasse de manière à ce que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée.

Si je mets un terme à ma pratique privée à titre de travailleur autonome pour aller travailler exclusivement dans le réseau public ou à titre d'employé dans le secteur privé, est-ce que je suis considéré comme ayant "cessé d'exercer ma profession" au sens du règlement sur la cessation d'exercice d'un membre de l'Ordre professionnel des ergothérapeutes du Québec? 

Non, un tel changement de statut ne constitue pas une cessation d’exercice au sens du Règlement. Tel que nous l’avons mentionné précédemment, l’ergothérapeute doit alors conserver ses dossiers, dans le lieu qu’il détermine le plus approprié, durant une période minimale de cinq ans à compter de la date du dernier service rendu.