Aperçu des règles applicables à la disposition des dossiers et registre en cas de cessation d’exercice ou de changement d’emploi

L ’Ordre reçoit fréquemment des appels d’ergothérapeutes qui se demandent quoi faire avec leurs dossiers et registres lorsqu’ils cessent d’exercer l’ergothérapie, que ce soit de façon permanente (retraite, réorientation de carrière, etc.) ou temporaire (congé maternité, congé sabbatique, etc.), ou lorsqu’ils changent d’emploi tout en continuant de pratiquer l’ergothérapie. Nous présenterons ci-après un aperçu des principales règles applicables dans chacune de ces situations.

Cessation d’exercice

Les règles applicables en matière de cessation d’exercice se trouvent aux articles 28 à 45 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec (disponible sur le site Web de l’Ordre, à l’onglet À propos de l’Ordre/Lois et règlements). Il importe de préciser que ces règles ne s’appliquent qu’à :

• l’ergothérapeute qui exerce seul à son compte; ou
• l’ergothérapeute qui agit à titre d’associé d’une société offrant des services d’ergothérapie, lorsque l’ensemble des associés de cette société cessent d’exercer en même temps.
  
  

Afin de faciliter la compréhension de ces règles, nous avons préparé le tableau ci-dessous, lequel donne un aperçu des principales règles applicables en matière de cessation ou de limitation d’exercice, selon que la cessation est définitive ou temporaire, volontaire ou forcée. Pour connaître l’ensemble des règles applicables à une situation donnée, vous êtes invités à vous référer aux articles réglementaires précités.

VOIR DOCUMENT PDF POUR CONSULTER LE "TABLEAU 1. APERÇU DES RÈGLES APPLICABLES EN CAS DE CESSATION OU DE LIMITATION D'EXERCICE"

Les règles apparaissant ci-dessus ne s’appliquent pas aux ergothérapeutes salariés du secteur public ou privé qui cessent d’exercer l’ergothérapie, puisque les dossiers clients appartiennent à leur employeur et c’est ce dernier qui en assurera la garde à la suite de leur départ. Ces ergothérapeutes doivent tout de même respecter l’article 3.03.06 du Code de déontologie des ergothérapeutes qui stipule qu’avant de cesser d’exercer ses fonctions pour le compte d’un client, l’ergothérapeute doit aviser ce client dans un délai raisonnable et s’assurer que cette cessation de service n’est pas préjudiciable à ce dernier.

Changement d’emploi

Aucune règle particulière ne s’applique lorsqu’un ergothérapeute salarié du secteur public ou privé change d’emploi, outre la règle déontologique générale prévue à l’article 3.03.06 du Code de déontologie des ergothérapeutes précitée. De fait, ici encore, les dossiers clients appartiennent à l’employeur et c’est celui-ci qui en assurera la garde à la suite du départ de l’ergothérapeute.