Facturation et perception des honoraires professionnels en ergothérapie : les règles à respecter pour se conformer aux obligations déontologiques

EN PRATIQUE PRIVÉE, ABORDER LE SUJET DES HONORAIRES ET AUTRES ASPECTS FINANCIERS RELATIFS AUX SERVICES FOURNIS EST ESSENTIEL POUR ÉTABLIR UNE RELATION DE CONFIANCE. AINSI, LORS DU PREMIER CONTACT AVEC LE CLIENT AU TÉLÉPHONE, EN PERSONNE OU PAR ÉCRIT, L’ERGOTHÉRAPEUTE DOIT PRÉSENTER À SON CLIENT LE COÛT APPROXIMATIF  ET PRÉVISIBLE DE SES HONORAIRES ET DES AUTRES FRAIS RELIÉS  À L’EXÉCUTION DU MANDAT CONFIÉ AINSI QUE TOUTE MODIFICATION SUBSÉQUENTE À CET ÉGARD, INCLUANT LES CONDITIONS RELATIVES  AUX SERVICES, À LA FACTURATION AINSI QU’AUX MODALITÉS DE PAIEMENT  ET CE DANS LE BUT D’ÉVITER DES DIFFÉRENDS ÉVENTUELS.

Le Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession des ergothérapeutes dans le secteur privé guide l’ergothérapeute dans la mise en application des obligations liées aux honoraires et à l’entente de service. Ces obligations découlent aussi de plusieurs articles du Code de déontologie des ergothérapeutes et du Règlement sur la tenue de dossiers des ergothérapeutes.

De prime abord, les honoraires de l’ergothérapeute peuvent être communiqués de manière privée ou publique, comme sur un site Web. Bien que l’entente de services puisse être tacite ou verbale, l’Ordre recommande que certains éléments figurent dans un contrat écrit de services. Dans    tous les cas, la question des honoraires doit être abordée avant la prestation du premier service professionnel et devrait faire partie intégrante  du consentement initial, afin de permettre de clarifier avec le client les informations telles que :

• La durée probable des rencontres ;
• La fréquence prévue des rendez-vous ;
• Le nombre de rencontres nécessaires  pour effectuer le mandat ;
• Les frais associés aux services inclus  et la modalité de paiement ;
• Les services non inclus ou ceux qui demandent  une    clarification sur la tarification avant de les offrir.        Il pourrait, notamment, s’agir de discussions ou échanges téléphoniques en l’absence du client,  ou de rencontres supplémentaires nécessaires  à l’achèvement du mandat, de remplir un formulaire  ou rédiger un rapport à la demande du client ;
• Les frais administratifs pour rendez-vous manqués.

En ce qui concerne les frais administratifs réclamés pour un rendez-vous manqué, l’ergothérapeute et son client doivent convenir préalablement des conditions et le montant réclamé ne doit pas dépasser le montant des honoraires perdus ou le montant des dépenses encourues. En ce qui concerne les autres frais administratifs, il est également important de mentionner que l’accès au dossier ou aux documents contenus au dossier est gratuit. Cependant, des frais raisonnables pour couvrir les coûts de reproduction ou de transmission des renseignements contenus au dossier peuvent être facturés. L’ergothérapeute doit ainsi informer son client et obtenir son accord concernant les frais demandés avant de procéder. Si des dépassements de coûts sont à prévoir, il est essentiel d’informer le client sans délai et d’obtenir de façon explicite son autorisation avant de poursuivre ou d’amorcer ses activités. À cet égard, un suivi régulier des honoraires auprès du client devrait être fait. En effet, il est parfois préférable de renégocier une entente en cours de mandat que de surprendre le client avec une facture ne correspondant plus aux montants discutés initialement.

Il est possible que certains mandats engendrent des frais particuliers, requièrent des déplacements exceptionnels ou entraînent des dépenses à encourir pouvant justifier l’ajout de frais autres que les honoraires professionnels de l’ergothérapeute figurant sur la facture ; c’est notamment le cas lors de l’évaluation de l’aptitude à la conduite automobile où des frais reliés à la réservation d’un véhicule et d’un moniteur de conduite doivent être facturés. Dans tous les cas, il est nécessaire d’aviser le client au préalable quant aux modalités de paiement de ces frais.

Avances d’honoraires

Certains ordres professionnels autorisent par règlement, en vertu de l’article 89 du Code des professions, les avances d’honoraires ou de débours, ce qui n’est toutefois pas le cas pour l’OEQ. Ainsi, en vertu de l’article 77 du Code des professions, l’ergothérapeute ne peut exiger un paiement à l’avance de ses honoraires professionnels. C’est pourquoi, au cours de l’épisode de services, il est important de faire le suivi sur les services professionnels rendus et ceux à rendre ainsi que les frais qui y sont associés pour ne pas miner la confiance du client. Dès lors, il n’est pas possible de demander un dépôt, une avance de paiement ou des frais d’ouverture de dossier avant même que le service professionnel ne soit rendu. Bien qu’il existe des tâches préalables à la première rencontre avec le client, le paiement des frais ne peut être réclamé à l’avance.

Il a été porté à l’attention de l’Ordre, dans le cadre de la réalisation de certains mandats, qu’il est fréquent que l’ergothérapeute éprouve des difficultés à obtenir le remboursement de ses honoraires, notamment lors des mandats d’évaluation de l’aptitude à la conduite automobile. Dans ces cas, quelques modalités de paiement peuvent être convenues au préalable avec le client notamment :

• Le virement préautorisé

Le virement préautorisé est une solution pour régler les honoraires professionnels. En effet, le client fait un virement préautorisé dans l’heure précédant la rencontre, puis l’ergothérapeute accepte  le virement après la rencontre.  Ce mode de paiement répond à toutes les exigences déontologiques tout en assurant au professionnel que la somme  lui sera versée. C’est une solution qui évite les oublis et les tensions liées à la question monétaire.

• Préautorisation carte de crédit.

Toujours selon les mêmes termes, l’ergothérapeute peut demander les coordonnées de la carte de crédit du client et terminer la transaction une fois le service rendu. Il vaut toutefois mieux éviter de conserver par écrit le numéro de carte de crédit des clients et demander une préautorisation en personne. Advenant l’impossibilité de le faire, le numéro de la carte de crédit des clients devrait être détruit après la perception des honoraires, et ce, après chaque rendez-vous.

• Demander un chèque postdaté

Il est possible pour l’ergothérapeute de demander au client un chèque postdaté ; toutefois, il demeure nécessaire d’encaisser le chèque postdaté après que les services ont été accomplis, mais également selon les modalités acceptées à l’avance par le client, le cas échéant.

Facturation des honoraires  en télépratique

Le travail à distance durant la pandémie a amené les ergothérapeutes à développer différentes offres de services en télépratique. Étant donné que ces services visent essentiellement les mêmes objectifs que les services en présentiel, le paiement à l’avance n’est pas permis ; ils doivent par conséquent n’être facturés que lorsque les services ont été rendus.

Offre de formation en ligne

Il est normalement entendu qu’une formation sur un sujet général non relié à un client en particulier ne constitue pas une activité professionnelle en ergothérapie, qu’elle soit offerte en ligne ou en présentiel. Ainsi, le paiement entier des frais d’inscription peut donc être demandé avant la tenue d’une telle activité. Le contenu de la formation est quant à lui soumis au Code de déontologie des ergothérapeutes.

Demande de conciliation  de compte

Advenant une mésentente sur les honoraires, l’ergothérapeute a l’obligation en vertu de l’article 81 du Code de déontologie d’informer son client de son droit de demander au syndic de l’Ordre de tenter de régler le litige par voie de conciliation. Toutefois, il est attendu de l’ergothérapeute au préalable de s’assurer que les frais et les modalités avaient bien été transmis et compris par le client, de vérifier  si des changements par rapport à l’entente initiale ont eu lieu ou de s’informer sur les difficultés temporaires du client pour acquitter le paiement convenu. Ainsi, le temps accordé pour acquitter les frais peut tenir compte du montant demandé, du temps écoulé depuis l’émission de la facture et du nombre de rappels effectués au client sur les montants à payer. Il est alors important de conserver au dossier une trace des échanges et des rappels envoyés au client. En dernier recours, un préavis raisonnable et des frais d’intérêts sur les comptes en souffrance peuvent être facturés par l’ergothérapeute.