Tenue des dossiers en ergothérapie

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Accès au dossier et rectification

Rectification à la demande du client

Cette section traite des situations où le client de l’ergothérapeute demande à ce dernier :

  • de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques inclus à son dossier ;
  • de supprimer tout renseignement périmé, non justifié par l’objet du dossier ou collecté illégalement ;
  • de faire verser à son dossier des commentaires écrits.

Elle ne s’applique pas à la situation où l’ergothérapeute décide de son propre chef de modifier un renseignement ou un document inclus dans le dossier de l’un de ses clients parce qu’il constate que ce dernier est erroné par exemple. Pour connaître les règles applicables dans une telle situation, veuillez consulter la section Rectification par l’ergothérapeute.

La question de la rectification du dossier est complexe et touche de nombreuses dispositions législatives émanant de plusieurs lois et comportant un grand nombre d’exceptions.

L’objectif de la présente section n’est pas de dresser un portrait exhaustif de la question, mais bien de présenter un aperçu des principales règles applicables, lesquelles diffèrent quelque peu selon que l’ergothérapeute travaille dans le secteur public, dans le secteur privé ou dans un autre secteur.  

Le lecteur qui souhaite en connaître davantage sur la question est invité à consulter les lois applicables (lesquelles sont pour la plupart citées dans les sections ci-après), à consulter le responsable de l’accès à l’information au sein de son milieu, le cas échéant, ou à communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Secteur public

Lois applicables

Lorsque l’ergothérapeute œuvre dans le secteur public, c’est-à-dire : 

 les demandes de rectification sont soumises aux règles prévues dans ces deux lois (art. 57 du Code de déontologie des ergothérapeutes).

Aperçu des principales dispositions applicables

En général, les ergothérapeutes qui œuvrent dans le secteur public ne sont pas responsables de traiter les demandes de rectification de leurs dossiers, cette responsabilité incombant plutôt aux archivistes ou aux autres personnes responsables de l’accès au sein de leur milieu. L’ergothérapeute n’a donc pas à traiter la demande en tant que telle, mais il doit l’acheminer à la personne responsable et collaborer avec cette dernière, au besoin.

Dans un tel contexte, nous ne fournirons pas de détails concernant les règles applicables en matière de rectification de dossier dans le secteur public. Si vous souhaitez connaître les règles applicables à cet égard dans votre milieu, veuillez vous adresser au service des archives de votre établissement ou à la personne responsable de l’accès au sein de votre organisme.

Secteur privé

Lois applicables

En ce qui concerne les ergothérapeutes qui œuvrent dans le secteur privé et qui exploitent une entreprise visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) [p. ex. : une clinique privée ou les ergothérapeutes qui œuvrent à titre de travailleurs autonomes], la rectification des dossiers est essentiellement soumise aux règles énoncées dans cette loi (art. 58 du Code de déontologie des ergothérapeutes).

Aperçu des principales dispositions

Vous trouvez ci-dessous un aperçu des principales dispositions applicables en matière de rectification de dossier dans le secteur privé. Pour de plus amples détails à cet égard ou pour connaître l’ensemble des règles applicables, veuillez consulter la LPRPSP.

La LPRPSP étant une loi provinciale dont l’application ne relève pas de l’OEQ, mais bien de la Commission d’accès à l’information du Québec, nous vous invitons à communiquer avec cette dernière pour toute précision quant à l’application de ses dispositions.

Qui peut demander la rectification du dossier de l'ergothérapeute?

Tout client (ou son représentant légal) peut demander à l’ergothérapeute de rectifier un renseignement personnel qui le concerne et qui est versé à son dossier (art. 30 de la LPRPSP).

Quelle est l'étendue du droit de rectification? 

  • corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques inclus à son dossier ;
  • supprimer tout renseignement périmé, non justifié par l’objet du dossier ou collecté illégalement ;
  • faire verser à son dossier des commentaires écrits.

 Voir art. 28 de la LPRPSP et art. 40 du Code civil du Québec.

 Une demande qui ne porte pas sur ces motifs peut être refusée.

Quels sont les renseignements qui peuvent être rectifiés?

La demande de rectification doit en principe viser des renseignements objectifs et vérifiables.

De fait, la Commission d’accès à l’information du Québec  a statué que l’exercice du droit de rectification ne peut avoir pour conséquence de modifier l'opinion d’une personne contre son gré. Ainsi, la CAI a conclu que les observations cliniques du personnel médical ainsi que le diagnostic d’un médecin constituent des jugements subjectifs de ces observateurs et ne peuvent être rectifiés que par ceux-ci. 

Principales modalités du droit de rectification

Toute demande de rectification doit être faite par écrit par le client lui-même ou par une personne autorisée par le client ou par la loi (art. 30 de la LPRPSP). Ce document doit être versé au dossier. 

La personne qui détient le dossier doit répondre dans les 30 jours de la réception de la demande (art. 32 de la LPRPSP).

  • Si elle accepte la demande de rectification, une trace de la réponse fournie doit apparaître au dossier ;
  • Lorsque la demande de rectification est refusée (p. ex. : lorsqu’elle ne porte pas sur un des motifs prévus par la loi ou lorsqu’elle vise des renseignements qui ne sont pas objectifs ou vérifiables), l’ergothérapeute doit informer le demandeur par écrit des motifs de son refus et l’informer de son droit de soumettre un tel refus à la Commission d’accès à l’information pour examen ( art. 34 et art. 42 de la LPRPSP). Ce document doit être versé au dossier.

Lorsque la demande de rectification est acceptée, 

  • l’ergothérapeute doit délivrer sans frais à la personne qui a fait la demande de rectification une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel ( art. 35 de la LPRPSP) ;
  • la rectification doit de plus être notifiée, sans délai, à toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents et, le cas échéant, à la personne de qui ils émanent (art. 40 du Code civil du Québec).

 Pour connaître les règles entourant la manière dont la rectification doit apparaître au dossier, consulter la section Rectification par l’ergothérapeute / Cas de modification volontaire par l’ergothérapeute effectuée après la consignation au dossier de l’inscription signée et datée.

Autres secteurs

Lois applicables

En ce qui a trait aux ergothérapeutes qui n’œuvrent ni dans le secteur public, ni dans le secteur privé (p. ex. les ergothérapeutes qui œuvrent dans certains organismes sans but lucratif), ce sont les règles du Code de déontologie des ergothérapeutes (art. 59 à 63) et du Code civil du Québec (art. 37 à 40) qui s’appliquent.

Les dispositions législatives précitées sont somme toute succinctes et n’abordent pas plusieurs des aspects du droit de rectification traités dans la Loi sur l’accès ou dans la LPRPSP. Il importe par contre de souligner que l’article 41 du Code civil du Québec stipule que lorsque la loi ne prévoit pas les conditions et les modalités d’exercice du droit de consultation ou de rectification d’un dossier, le tribunal les détermine sur demande.

De même, s’il survient une difficulté dans l’exercice de ces droits, le tribunal la tranche sur demande.

Aperçu des principales dispositions applicables

Qui peut demander la rectification du dossier de l'ergothérapeute?

Tout client (ou son représentant légal) peut demander à l’ergothérapeute de rectifier un renseignement personnel qui le concerne et qui est versé à son dossier (art. 62 du Code de déontologie des ergothérapeutes).

Quelle est l'étendue du droit de rectification? 

L’article 62 du Code de déontologie des ergothérapeutes stipule que l’ergothérapeute doit permettre à son client :

  •  de faire corriger ou supprimer des renseignements inexacts, incomplets, équivoques, périmés ou non justifiés dans tout document qui le concerne ;
  • de verser au dossier constitué à son sujet les commentaires qu’il a formulés par écrit.

Quels sont les renseignements qui peuvent être rectifiés?

La demande de rectification doit en principe viser des renseignements objectifs et vérifiables.

De fait, la Commission d’accès à l’information du Québec  a statué que l’exercice du droit de rectification ne peut avoir pour conséquence de modifier l’opinion d’une personne contre son gré. Ainsi, la CAI a conclu que les observations cliniques du personnel médical ainsi que le diagnostic d’un médecin constituent des jugements subjectifs de ces observateurs et ne peuvent être rectifiés que par ceux-ci. 

Principales modalités du droit de rectification

L’ergothérapeute peut exiger que la demande de rectification soit faite par écrit (art. 62 du Code de déontologie des ergothérapeutes). Dans un tel cas, ce document devra être versé au dossier.

L’ergothérapeute doit répondre dans les 30 jours de la réception de la demande (art. 62 du Code de déontologie des ergothérapeutes). Idéalement, la réponse devrait être faite par écrit et une copie devrait être versée au dossier.

Lorsque la demande est refusée, l’ergothérapeute devrait informer son client des motifs qui sous-tendent son refus.

Lorsque la demande de rectification est acceptée, 

  • l’ergothérapeute doit transmettre au client, sans frais, une copie du document ou de la partie du document dûment daté qui a été déposé au dossier et qui permet au client de constater que les renseignements y ont été corrigés ou supprimés ou, selon le cas, une attestation suivant laquelle les commentaires écrits que le client a formulés ont été versés au dossier (art. 62 du Code de déontologie des ergothérapeutes) ;
  • l’ergothérapeute doit transmettre, sans frais, une copie des renseignements corrigés ou une attestation que des renseignements ont été supprimés ou, selon le cas, que des commentaires écrits ont été versés au dossier, à toute personne qui a reçu les renseignements dans les 6 mois précédents et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient (art. 62 du Code de déontologie des ergothérapeutes).

Pour connaître les règles entourant la manière dont la rectification doit apparaître au dossier, consulter la section Rectification par l’ergothérapeute / Cas de modification volontaire par l’ergothérapeute effectuée après la consignation au dossier de l’inscription signée et datée.

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