La tenue des dossiers : plus qu’un outil de communication… une obligation déontologique

Certains ergothérapeutes ont la perception que la tenue de dossier n’est qu’une exigence de l’Ordre, une obligation administrative ou simplement une perte de temps précieux qui devrait plutôt être alloué à la prestation de services directs aux clients. Au fil des ans, la tenue des dossiers a fait l’objet de plusieurs formations et publications de l’Ordre, qui ont souvent traité du contenu et de la qualité de la documentation. Le but de cet article est de mettre l’accent sur l’aspect déontologique de la tenue des dossiers en tant que responsabilité professionnelle.

Cette responsabilité professionnelle découle du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation d’un membre de l’Ordre professionnel des ergothérapeutes du Québec, adopté en vertu de l’article 91 du Code des professions. Par conséquent, la tenue des dossiers est une obligation d’ordre public imposée à tout ergothérapeute quel que soit le milieu dans lequel il exerce la profession. Malheureusement, le bureau du syndic reçoit encore des signalements dénonçant l’absence de documentation de la part d’ergothérapeutes. Les préjudices pouvant être causés par ce manquement étant de plusieurs ordres, le bureau du syndic fait toujours une enquête, laquelle peut mener à un processus disciplinaire. En voici un exemple.

Un ergothérapeute exécute un contrat dans un CLSC afin de pallier une pénurie d’ergothérapeutes. Après son départ, d’autres ergothérapeutes poursuivent la prestation de services aux clients. À ce moment, ils découvrent l’absence totale de documentation sur les interventions entreprises, en suspens ou terminées. L’enquête du syndic révèle que ce professionnel a décidé d’accorder la majeure partie de son temps aux interventions avec les clients et a omis volontairement de les documenter. Dans ce contexte, l’absence de documentation a entraîné une rupture dans la continuité des services et a contribué à augmenter considérablement les délais d’obtention d’équipements et de services, causant ainsi des préjudices à plusieurs clients. L’absence de documentation a même causé l’oubli de certaines interventions et a pu contribuer au développement d’une plaie de pression. Étant donné que plusieurs clients n’ont pas reçu les services et les équipements nécessaires, le CLSC a dû par la suite attribuer les mêmes demandes de service à d’autres ergothérapeutes du milieu, ceux-ci devant expliquer aux clients les raisons de la reprise des interventions en ergothérapie. Cette situation a donné à ces clients une image négative de la profession et a engendré un gaspillage des ressources humaines déjà limitées. Cet exemple illustre donc le préjudice que l’absence de documentation a causé aux clients et à l’établissement, et le dommage causé à l’image de la profession.

Une plainte comportant 19 chefs d’accusation a été déposée devant le conseil de discipline de l’Ordre. L’ergothérapeute a été trouvé coupable d’avoir enfreint à 14 reprises l’article 1 du règlement sur la tenue des dossiers, qui stipule qu’un ergothérapeute doit tenir un dossier pour chacun de ses clients, et a reçu des réprimandes pour ces chefs d’accusation. L’ergothérapeute a également été reconnu coupable à cinq reprises à cause de son manque de diligence dans l’exercice de sa profession, tel que l’article 3.03.01 du Code de déontologie le stipule, et s’est vu imposé cinq sanctions de 1000 $ chacune. De plus, il a dû assumer les frais encourus par le conseil de discipline. Comme l’illustre cet exemple, l’absence de notes au dossier dans un temps opportun peut entrainer de lourdes conséquences pour les clients, l’employeur, la profession et l’ergothérapeute fautif.