Aperçu des règles applicables - L’utilisation de techniques d’enregistrement audiovisuel par l’ergothérapeute

Les ergothérapeutes sont parfois appelés à utiliser des techniques d’enregistrement audiovisuel dans le cadre de leur travail, tel qu’en font foi les exemples suivants :

• Exemple 1: Aux fins de recueillir des données d’évaluation, un ergothérapeute filme un enfant lors d’activités de groupe dans un centre de la petite enfance (CPE).
• Exemple 2: Un ergothérapeute photographie un travailleur accidenté accomplissant les tâches relatives à son emploi dans le cadre l’évaluation de son poste de travail.
  
  

Quelles sont les règles applicables en matière de consentement, de protection des renseignements personnels, d’accès à l’information et de conservation des données dans un tel contexte ?

Le consentement, un incontournable

Avant de procéder à l’enregistrement audiovisuel de son client, l’ergothérapeute doit tout d’abord obtenir son consentement libre, éclairé et, de préférence, par écrit. Pour ce faire, l’ergothérapeute doit indiquer au client tous les renseignements pertinents dont l’objet de l’enregistrement (p. ex. : la réalisation par le client des tâches x et y), le but de l’enregistrement (p. ex : aux fins d’évaluation, aux fins d’enseignement, etc.), les personnes qui y auront accès et, le cas échéant, la durée de conservation de l’enregistrement.

Lorsque l’enregistrement porte également sur des tiers (p. ex. : collègues de travail du client lors d’un enregistrement en milieu de travail ou camarades de classe d’un enfant lors d’un enregistrement en CPE), le même consentement doit être obtenu de la part de tous ceux qui apparaîtront sur l’enregistrement (ou leur représentant légal).

La protection des renseignements personnels

Comme pour tout autre renseignement contenu dans le dossier du client, l’ergothérapeute doit s’assurer du respect des règles de confidentialité eu égard aux enregistrements effectués, et ce, quel que soit le mode de conservation de cet enregistrement.

L’accès à l'enregistrement

Le principe général est à l’effet que le client a accès à son dossier, peu importe qu’une partie de ce dernier se trouve sur un support technologique. Ainsi, sauf exception¹, un client pourra avoir accès à l’enregistrement qu’a fait de lui un ergothérapeute et en obtenir copie, et ce, sans égard aux motifs qui sous-tendent sa demande d’accès.

Ce principe s’applique même lorsque l’enregistrement comporte des tiers, du moment que cesderniers y ont consenti. L’absence de consentement du tiers n’est cependant pas toujours un motif absolu de refus. De fait, tel que nous l’avons mentionné dans une chronique précédente², les règles varieront alors en fonction de l’endroit où travaille l’ergothérapeute et des faits propres à chaque situation.

La conservation des données

Les enregistrements audiovisuels constituent la plupart du temps des données brutes permettant à l’ergothérapeute de procéder à une évaluation adéquate d’un client ou d’une situation donnée. Une fois l’analyse de telles données effectuée, l’ergothérapeute a-t-il l’obligation de les conserver?

L’article 7 du Règlement sur la tenue des dossiers et de cabinets de consultation d’un membre de l’OEQ prévoit que l’ergothérapeute n’est pas tenu de verser au dossier toute donnée à l’état brut qui a fait l’objet d’une analyse et dont le résultat est inscrit au dossier.

Comme pour toute donnée brute, l’application de ce principe est une question de fait et l’ergothérapeute doit faire preuve de jugement avant de procéder à la destruction de tels enregistrements puisque, dans certaines situations, leur conservation s’impose. C’est le cas, par exemple, lorsque l’ergothérapeute a des motifs raisonnables de croire que l’analyse qu’il a faite des données brutes apparaissant sur l’enregistrement fera l’objet d’une contestation (p. ex. : dans un litige opposant un assureur à un assuré). Dans un tel contexte, la conservation des données s’avère essentielle afin de permettre à l’ergothérapeute de justifier le bien-fondé de son analyse et de ses conclusions.

Il peut également s’avérer pertinent pour l’ergothérapeute de conserver l’enregistrement afin de pouvoir assurer le suivi du dossier et apprécier l’évolution du client au fil du temps. Chaque situation est un cas d’espèce et l’ergothérapeute devra analyser l’ensemble des faits avant de prendre une décision à cet égard.

<sup>1. Les diverses lois régissant les demandes d’accès aux renseignements personnels contiennent des restrictions qui peuvent ou doivent être invoquées par le responsable de l’accès. Un examen de ces dispositions s’avère judicieux avant de donner suite à une demande d’accès.
2. Renseignements contenus dans le dossier du client et provenant d’un tiers – Ergothérapie express, juin 2011.</sup>