La conservation et l’accès aux dossiers de l’ergothérapeute en milieu scolaire

De plus en plus d’ergothérapeutes sont appelés à offrir des services en milieu scolaire, que ce soit à titre d’employé d’une école ou d’une commission scolaire, de contractuel engagé par l’école ou la commission scolaire pour offrir des services à sa clientèle, ou en tant qu’employé d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux proposant des services en milieu scolaire.

Cette multitude de contextes entraîne parfois une certaine confusion en ce qui a trait à la conservation et à l’accès aux dossiers de l’ergothérapeute par les diverses parties impliquées auprès de l’élève (professionnels de la santé, enseignants et direction scolaire, parents, etc.). Nous tenterons, au terme du présent article, de clarifier les droits et obligations de chacun à cet égard.

Où dois-je conserver mes dossiers?

Il importe dans un premier temps de souligner que le dossier détenu par l’ergo thérapeute concernant ses interventions auprès d’un élève est distinct du dossier scolaire de ce dernier et doit par le fait même être conservé séparément.

L’article 1 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation d’un membre de l’OEQ prévoit que l’ergothérapeute doit tenir ses dossiers à l’endroit où il exerce sa profession. Dans le cas de l’ergothérapeute qui agit à titre de salarié de l’école ou de la commission scolaire, la situation est simple : l’ergothérapeute doit tenir ses dossiers dans son bureau où à l’endroit prévu à cette fin par son employeur.

La situation est cependant plus complexe lorsque l’ergothérapeute travaille à son compte ou en clinique privée et est engagé à titre de contractuel par l’école ou la commission scolaire afin d’offrir des services à leurs élèves. Dans un tel contexte, il s’avérerait utile de conclure une entente avec le milieu scolaire pour que les dossiers y soient conservés. À défaut d’une telle entente, bien que les services soient effectivement rendus en milieu scolaire dans les locaux de l’école, les dossiers concernant ces élèves devraient être conservés au bureau ou à la clinique privée qui emploie l’ergothérapeute, avec les autres dossiers de ce dernier.

En ce qui a trait à l’ergothérapeute employé d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux offrant des services en milieu scolaire, celui-ci devrait s’enquérir auprès du service des archives de son établissement afin de connaître les modalités applicables en pareilles circonstances.

Qui a accès aux dossiers de l'ergothérapeute?

Tout comme les autres dossiers détenus par les ergothérapeutes, les dossiers relatifs aux services offerts en milieu scolaire sont confidentiels et les renseignements qu’ils contiennent sont protégés par le secret professionnel. Par conséquent, à moins d’une autorisation en ce sens de la part des parents de l’élève (si ce dernier a moins de 14 ans) ou de l’élève lui-même (si ce dernier a 14 ans ou plus), ils ne sont pas accessibles au personnel enseignant, aux autres professionnels oeuvrant au sein de l’école ni aux autorités de l’école ou de la commission scolaire.

Cela étant dit, lorsque l’intérêt de l’élève commande que les renseignements contenus dans son dossier soient transmis à des tiers (pour pouvoir en discuter avec d’autres intervenants ou donner à l’élève accès à des services, par exemple), il revient à l’ergothérapeute de s’assurer d’obtenir les consentements requis.