Tenue des dossiers en ergothérapie

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Accès au dossier et rectification

Accès au dossier

La question de l’accès aux documents inclus dans le dossier de l’ergothérapeute est complexe et met en cause de nombreuses dispositions législatives émanant de plusieurs lois et comportant un grand nombre d’exceptions.  

L’objectif de la présente section n’est pas de dresser un portrait exhaustif de la question de l’accès, mais bien de présenter un aperçu des principales règles applicables, lesquelles diffèrent quelque peu selon que l’ergothérapeute travaille dans le secteur public, dans le secteur privé ou dans un autre secteur.  

Le lecteur qui souhaite en connaître davantage sur la question est invité à consulter les lois applicables (lesquelles sont pour la plupart citées dans les sections ci-après), à consulter le responsable de l’accès à l’information au sein de son milieu, le cas échéant, ou à communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Secteur public

Lois applicables

Lorsque l’ergothérapeute œuvre dans le secteur public, c’est-à-dire :

l’accès au dossier est soumis aux règles prévues dans ces deux lois (art. 57 du Code de déontologie des ergothérapeutes).

Aperçu des principales dispositions

En général, les ergothérapeutes qui œuvrent dans le secteur public ne sont pas responsables de traiter les demandes d’accès à leurs dossiers, cette responsabilité incombant plutôt aux archivistes ou aux autres responsables de l’accès au sein de leurs milieux. L’ergothérapeute n’a donc pas à traiter la demande en tant que telle, mais il doit l’acheminer à la personne responsable et collaborer avec cette dernière, au besoin.

Dans un tel contexte, nous ne fournissons pas de détails concernant les règles applicables en matière d’accès au dossier. Si vous souhaitez connaître les règles applicables à cet égard dans votre milieu, veuillez vous adresser au service des archives de votre établissement ou à la personne responsable de l’accès au sein de votre organisme.

Secteur privé

Lois applicables

En ce qui concerne les ergothérapeutes qui œuvrent dans le secteur privé et qui exploitent une entreprise visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) [p.  ex.  : une clinique privée ou bien les ergothérapeutes qui œuvrent à titre de travailleurs autonomes], l’accès au dossier est essentiellement soumis aux règles énoncées dans cette loi (art. 58 du Code de déontologie des ergothérapeutes).

Aperçu des principales dispositions

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales dispositions applicables en matière d’accès au dossier dans le secteur privé. Pour de plus amples détails à cet égard ou pour connaître l’ensemble des règles applicables, veuillez consulter la LPRPSP.

La LPRPSP étant une loi provinciale dont l’application ne relève pas de l’OEQ, mais bien de la Commission d’accès à l’information du Québec, nous vous invitons à communiquer avec cette dernière pour toute précision quant à l’application de ses dispositions.

Qui peut demander l'accès au dossier de l'ergothérapeute?

En principe, les seules personnes pouvant demander l’accès au dossier d’ergothérapie d’un client sont : 

  • le client lui-même (ou son représentant légal) ;
  • un tiers dûment autorisé par le client (ou son représentant légal) ou par la loi.

Certaines conditions ou restrictions peuvent par contre s’appliquer :

Client lui-même ou son représentant légal

Client majeur (apte ou non) Tout client majeur peut avoir accès au dossier d'ergothérapie qui le concerne (art. 27 de la LPRPSP).
Représentant légal du client majeur Le représentant légal du majeur inapte peut avoir accès à certains renseignements contenus au dossier de ce dernier et en obtenir une copie, dans la mesure où ces renseignements sont requis pour exécuter correctement son mandat en fonction de son rôle et ainsi faire valoir les droits du client (art. 30 de la LPRPSP).
Client mineur de 14 ans et plus La législation est muette à cet égard, mais l'OEQ considère que le mineur de 14 ans et plus devrait pouvoir avoir accès aux renseignements contenus dans son dossier d'ergothérapie s'il le souhaite, et ce, sans avoir préalablement obtenu l'autorisation de ses parents
Client mineur de moins de 14 ans Le client de moins de 14 ans ne peut exiger d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement de nature médicale ou sociale le concernant qui est contenu dans un dossier constitué sur lui (art. 38 de la LPRPSP)
Parents du client mineur (titulaires de l'autorité parentale) Chacun des deux parents du mineur a accès au dossier de ce dernier et ce peu importe leur statut marital ou à qui la garde a été confiée, à moins qu'un jugement de la Cour ne les en empêche (art. 30 de la LPRPSP et art. 599, 600 et 605 du Code civil du Québec).

 

Tiers autorisé par le client (ou son représentant légal)

Un tiers (p. ex.  : un proche du client, un autre professionnel, un tiers payeur, une école, etc. ) peut avoir accès au dossier du client de l’ergothérapeute, en tout ou en partie, à condition que le client ou son représentant légal y ait consenti.

Dans un tel cas, il serait prudent d’obtenir le consentement par écrit. Un tel document devra alors être versé au dossier du client article 6 (15o) R.TDD

 Tiers autorisé par la loi

Certaines dispositions législatives autorisent des tiers à avoir accès au dossier du client de l’ergothérapeute, en tout ou en partie, et ce, même si le client n’y a pas consenti.  

C’est le cas par exemple des articles 122, 114 et 192 du Code des professions qui permettent au syndic et au comité d’inspection professionnelle de l’OEQ d’avoir accès aux dossiers des clients de tout ergothérapeute qui fait l’objet d’une enquête du syndic ou qui est visé par le processus d’inspection professionnelle.

Quels sont les documents auxquels le client (ou son représentant) ou un tiers ont accès?

 Règle générale

Client lui-même ou son représentant légal

Client majeur (apte ou non) Le client majeur a accès à tout son dossier, sous réserve des restrictions applicables (voir ci-après) [art. 27 de la LPRPSP].
Représentant légal du client majeur Le représentant légal a accès à certains renseignements contenus au dossier du client dans la mesure où ces renseignements sont requis pour exécuter correctement son mandat en fonction de son rôle et ainsi faire valoir les droits du client, sous réserve des restrictions applicables (voir ci-après) [art. 30 de la LPRPSP].
Client mineur de 14 ans et plus Le client mineur a accès à tout son dossier, sous réserve des restrictions applicables (voir ci-après).
Client mineur de moins de 14 ans Le client mineur de moins de 14 ans n’a pas accès à son dossier [art. 38 de la LPRPSP].
Parents du client mineur (titulaires de l'autorité parentale) Les parents ont accès à tout le dossier de leur enfant mineur, sous réserve des restrictions applicables (voir ci-après) [art. 30 de la LPRPSP et art. 599, 600 et 605 du Code civil du Québec].

Tiers

Tiers autorisé par le client (ou son représentant légal) Le tiers autorisé a accès aux documents visés par le consentement.
Tiers autorisé par la loi Le tiers autorisé par la loi a accès aux documents visés par l'autorisation légale.

Restrictions au droit d'accès

Un ergothérapeute doit refuser l’accès au dossier de l’un de ses clients, en tout ou en partie, dans certaines circonstances prévues par la loi, dont vous trouverez un aperçu ci-dessous.  

En cas de doute sur la possibilité ou non de donner accès à un document au client lui-même ou à un tiers, il est toujours préférable de consulter un expert en matière d’accès (p. ex.  : avocat), car une fois le document transmis, il est impossible de revenir en arrière.

Renseignement concernant un tiers

L’article 40 de la LPRPSP prévoit que toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit refuser de donner communication à une personne d’un renseignement personnel la concernant lorsque :

  • sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement ;
    ET
  • si cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers.

Une telle restriction ne s’applique pas si le tiers consent à ce que le renseignement qui le concerne soit communiqué au client ou s’il s’agit d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

Pour savoir comment consigner au dossier les renseignements provenant d’un tiers, voir la section Données provenant d’un tiers.

Préjudice grave pour la santé du client

L’article 37 de la LPRPSP prévoit qu’une personne qui exploite une entreprise de services professionnels dans le domaine de la santé peut refuser momentanément à un client la consultation de son dossier dans le cas où, de l’avis d’un professionnel de la santé, il en résulterait un préjudice grave pour sa santé. Le professionnel du domaine de la santé doit alors déterminer le moment où la consultation pourra être faite et en aviser le client.

Intérêt sérieux et légitime

L’article 39 du Code civil du Québec stipule que celui qui détient un dossier sur une personne ne peut lui refuser l’accès aux renseignements qui y sont contenus à moins qu’il ne justifie d’un intérêt sérieux et légitime à le faire.

Modalités du droit d'accès

Toute demande d’accès doit être faite par écrit par le client lui-même ou par une autre personne autorisée par le client ou par la loi (art. 30 de la LPRPSP). Cette demande doit être versée au dossier du client.                                                                                                                                       

La personne détenant le dossier doit répondre dans les 30 jours de la réception de la demande (art. 32 de la LPRPSP).

  • Si elle accepte la demande d'accès, une trace de la réponse fournie doit apparaître au dossier.
  • Si elle refuse d'acquiescer à la demande d'accès, elle doit informer le demandeur par écrit des motifs de son refus et l'informer de son droit de soumettre un tel refus à la Commission d'accès à l'information pour examen (art. 34 et 42 de la LPRPSP). Ce document doit être versé au dossier.

L’accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés du requérant pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements. L’ergothérapeute qui entend exiger de tels frais doit informer le requérant du montant approximatif exigible, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements (art. 33 de la LPRPSP). Une trace de cet échange avec le demandeur doit apparaître au dossier.

Autre secteur

Lois applicables

En ce qui a trait aux ergothérapeutes qui n’œuvrent ni dans le secteur public ni dans le secteur privé (p. ex. les ergothérapeutes qui œuvrent dans certains organismes sans but lucratif), ce sont les règles du Code de déontologie des ergothérapeutes (art. 59 à 63) et du Code civil du Québec (art. 37 à 40) qui s’appliquent.

Les dispositions législatives précitées sont somme toute succinctes et n’abordent pas plusieurs des aspects du droit d’accès traités dans la Loi sur l’accès ou dans la LPRPSP. Il importe par contre de souligner que l’article 41 du Code civil du Québec stipule que lorsque la loi ne prévoit pas les conditions et les modalités d’exercice du droit de consultation ou de rectification d’un dossier, le tribunal les détermine sur demande.

De même, s’il survient une difficulté dans l’exercice de ces droits, le tribunal tranche cette dernière sur demande.

Aperçu des principales dispositions

Qui peut demander l'accès au dossier de l'ergothérapeute?

En principe, les seules personnes pouvant demander l’accès au dossier d’ergothérapie d’un client sont : 

  • le client lui-même (ou son représentant légal) ;
  • un tiers dûment autorisé par le client (ou son représentant légal) ou par la loi. 

Certaines conditions ou restrictions peuvent par contre s’appliquer :

Client lui-même ou son représentant légal

Client majeur (apte ou non) Tout client majeur peut avoir accès au dossier d’ergothérapie qui le concerne (art. 59 du Code de déontologie des ergothérapeutes).
Représentant légal du client majeur Bien que non prévu spécifiquement dans le Code de déontologie des ergothérapeutes, il y a lieu de croire que le représentant légal du majeur inapte devrait pouvoir avoir accès à certains renseignements contenus au dossier de ce dernier et en obtenir une copie, dans la mesure où ces renseignements sont requis pour exécuter correctement son mandat en fonction de son rôle et ainsi faire valoir les droits du client.
Client mineur de 14 ans et plus La législation est muette à cet égard, mais l’OEQ considère que le mineur de 14 ans et plus devrait pouvoir avoir accès aux renseignements contenus dans son dossier d’ergothérapie s’il le souhaite et ce, sans avoir préalablement obtenu l’autorisation de ses parents.
Client mineur de 14 ans et moins La législation est muette à cet égard et l’OEQ considère que l’ergothérapeute devrait faire preuve de prudence avant de donner à un mineur de moins de 14 ans accès aux renseignements contenus dans son dossier d’ergothérapie sans avoir préalablement obtenu l’autorisation de ses parents.
Parents du client mineur Chacun des deux parents du mineur a accès au dossier de ce dernier et ce, peu importe leur statut marital ou à qui la garde a été confiée, à moins qu’un jugement de la Cour ne les en empêche (art. 599, 600 et 605 du Code civil du Québec).

 

Tiers autorisé par le client (ou son représentant légal)

Un tiers (p. ex. un proche du client, un autre professionnel, un tiers payeur, une école, etc. ) peut avoir accès au dossier du client de l’ergothérapeute, en tout ou en partie, à condition que le client ou son représentant légal y ait consenti. (art. 59 du Code de déontologie des ergothérapeutes)

Dans un tel cas, il serait prudent d’obtenir le consentement par écrit. Un tel document devra alors être versé au dossier du client article 6 (15o) R.TDD.  

 Tiers autorisé par la loi

Certaines dispositions législatives autorisent des tiers à avoir accès au dossier du client de l’ergothérapeute, en tout ou en partie, et ce, même si le client n’y a pas consenti.  

C’est le cas par exemple des articles 122, 114 et 192 du Code des professions qui permettent au syndic et au comité d’inspection professionnelle de l’OEQ d’avoir accès aux dossiers des clients de tout ergothérapeute qui fait l’objet d’une enquête du syndic ou qui est visé par le processus d’inspection professionnelle.

Restrictions au droit d'accès

Un ergothérapeute doit refuser l’accès au dossier d’un de ses clients, en tout ou en partie, dans certaines circonstances prévues par la loi, dont vous trouverez un aperçu ci-dessous.  

En cas de doute sur la possibilité ou non de donner accès à un document au client lui-même ou à un tiers, il est toujours préférable de consulter un expert en matière d’accès (p. ex.  : avocat), car une fois le document transmis, il est impossible de revenir en arrière.

Renseignements concernant un tiers

L’article 61 du Code de déontologie des ergothérapeutes stipule que l’ergothérapeute doit refuser de donner communication à un client d’un renseignement personnel le concernant lorsque :

  • sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l'existence d'un tel renseignement;
    ET
  • si cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers.

Une telle restriction ne s’applique pas si le tiers consent à ce que le renseignement qui le concerne soit communiqué au client ou s’il s’agit d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

Intérêt sérieux et légitime

L’article 39 du Code civil du Québec stipule que celui qui détient un dossier sur une personne ne peut lui refuser l’accès aux renseignements qui y sont contenus à moins qu’il ne justifie d’un intérêt sérieux et légitime à le faire.

Modalité du droit d'accès

L’ergothérapeute peut exiger qu’une demande d’accès soit faite par écrit (art. 59 du Code de déontologie des ergothérapeutes).  

L’ergothérapeute doit répondre avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la réception d’une demande d’accès (art. 59 du Code de déontologie des ergothérapeutes). Idéalement, la réponse devrait être faire par écrit et une copie devrait être versée au dossier.  

L’ergothérapeute peut exiger du client des frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction ou de la transcription de ces documents et le coût de la transmission d’une copie de ceux-ci. L’ergothérapeute qui entend exiger de tels frais doit informer le client du montant approximatif qu’il sera appelé à débourser avant de procéder à la reproduction, à la transcription ou à la transmission de ces renseignements (art. 60 du Code de déontologie des ergothérapeutes). Une trace de cet échange avec le demandeur doit apparaître au dossier.

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