Conservation des dossiers

L'ergothérapeute doit assurer la confidentialité de ses dossiers (art.16 R.TDD). Pour ce faire, il doit mettre en place ou s’assurer que sont mis en place des mécanismes et bonnes pratiques visant à assurer que seul le personnel autorisé y a accès.

Parmi ces mécanismes et bonnes pratiques, lesquels pourront varier selon que le dossier est sur support papier ou sur support électronique, mentionnons :

• Dossier sur support papier :

  • lorsqu’il n’est pas utilisé, le dossier devrait être conservé dans une zone verrouillée accessible uniquement au personnel autorisé;
  • lorsqu’il est utilisé, le dossier devrait être en tout temps sous le contrôle visuel de l’ergothérapeute ou d’une personne autorisée;

• Dossier sur support électronique (sur ordinateur, tablette, clé USB, téléphone, etc.) : 

  • seul le personnel autorisé devrait avoir un accès physique au support électronique sur lequel se trouve le dossier;
  • l’accès à l’emplacement virtuel du dossier (répertoire informatique, boîte courriel, etc.) devrait être sécurisé par l’utilisation d’un mot de passe et, au besoin, d’un profil d’accès personnalisé;
  • le support électronique devrait être muni de logiciels de sécurité (antivirus, pare-feu, etc.) adéquats et fonctionnels;
  • une entente de sécurité devrait être établie lorsque des renseignements confidentiels sont hébergés par un fournisseur infonuagique;
  • toute copie de sauvegarde devrait être conservée dans un lieu sécurisé.
    
    

Il est convenu que les ergothérapeutes qui œuvrent à titre d’employés du secteur public ou privé n’ont généralement pas de pouvoir direct sur le respect de plusieurs des éléments mentionnés ci-devant. Cela ne les dégage cependant pas de toute responsabilité à leur égard.

Ainsi, dans l’éventualité où un ergothérapeute salarié constaterait des manquements dans son milieu ayant pour effet de mettre en péril la confidentialité des dossiers, il est attendu de ce dernier qu’il dénonce la situation aux personnes en autorité afin que des modifications puissent être apportées.

Liens utiles

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (articles 62, 63.1)
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (articles 10, 20)
• Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (indicateurs 3.2 à 3.7, 3.14, 3.20 à 3.22) 
  
  

À l’extérieur du lieu d’exercice

Il arrive que l’ergothérapeute doive transporter des renseignements contenus au dossier à l’extérieur de son lieu d’exercice, afin d’offrir des services dans le milieu de vie du client ou de procéder à une évaluation sur son lieu de travail par exemple.

Que ces renseignements soient conservés sur un support papier ou sur support électronique (sur un ordinateur portable, une tablette, une clé USB, un téléphone intelligent, etc.), l’ergothérapeute devra être vigilant et assurer un contrôle visuel adéquat.

Lorsque les renseignements sont conservés sur un support électronique, l’accès à ce dernier devrait de plus être protégé par un mot de passe efficace.

À l’intérieur du lieu d’exercice

En principe, le dossier ne devrait jamais être remis au client pour que ce dernier l’amène d’un service à l’autre au sein d’un même milieu, à moins que le client ne soit accompagné d’un membre du personnel ou que le dossier ne soit placé dans une enveloppe cachetée.

En effet, bien que ce soit « son » dossier, le client doit suivre les procédures légales pour en demander l’accès.

Liens utiles

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (articles 62, 63.1)
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (articles 10, 20)
• Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (indicateurs 3.2, 3.3 et 3.5) 
  
  

Il arrive que l’ergothérapeute soit appelé à transmettre des renseignements confidentiels concernant un client au client lui-même, à son représentant légal ou à un tiers.

Dans de telles circonstances, l’ergothérapeute doit dans un premier temps s’assurer d’avoir préalablement obtenu tous les consentements requis pour procéder à un tel transfert.

Une fois les autorisations obtenues, l’ergothérapeute pourra procéder à la transmission des renseignements lui-même, lorsque les politiques applicables dans son milieu le permettent. Il devra alors s’assurer que la transmission se fait de manière à respecter le caractère confidentiel des renseignements. Ainsi, selon le moyen de communication utilisé, les consignes suivantes devront minimalement être respectées :

• Par courriel :

  • Les renseignements confidentiels transmis devront être protégés par des mesures de sécurité adéquates (ex. : chiffrement ou fichier protégé par un mot de passe transmis au destinataire autrement que par le courriel simple). Une note faisant état des mesures de sécurité utilisées devra être consignée au dossier. (Voir art. 6 (13^o) R.TDD).
  • Le client peut renoncer à l’utilisation de mesures de sécurité et accepter que les renseignements confidentiels soient transmis par courriel simple. Dans un tel cas, l’ergothérapeute devra consigner une note à cet effet à son dossier. (Voir art. 6 (5^o) R.TDD).
  • L’adresse courriel devra être vérifiée soigneusement avant de procéder à la transmission.
  • Une copie du courriel transmis sera versée au dossier du client (Voir art 6. (14^o) R.TDD) OU l’ergothérapeute écrira dans son dossier une note à cet effet (Voir art. 6 (13^o) R.TDD). 

• Par télécopie :

  • Le numéro de transmission devra être vérifié soigneusement avant de procéder à la transmission.
  • Le rapport de transmission devra être versé au dossier du client (Voir art. 6 (14^o) R.TDD) ou une note à cet effet devra y être inscrite. 

• Par la poste :

  • L’ergothérapeute devra vérifier auprès du client la pertinence d’utiliser le courrier régulier ou un autre type de courrier (recommandé ou certifié par exemple), en fonction du degré de confidentialité requis, des délais, etc.
    
    

L’ergothérapeute devra de plus respecter les consignes de transmission en vigueur dans son milieu, le cas échéant.

Lorsque les politiques de son milieu le permettent ou le prescrivent, l’ergothérapeute pourra confier à une autre personne la responsabilité de procéder à la transmission des renseignements (p. ex : personne responsable des archives, adjointe administrative, autre). Dans une telle situation, l’ergothérapeute devra s’assurer que cette personne possède les compétences et connaissances requises afin que le transfert se fasse de manière à préserver la confidentialité des renseignements visés (les archivistes médicaux sont présumés posséder de telles compétences et connaissances).

Liens utiles

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (articles 62, 63.1)
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (articles 10, 20)
• Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (indicateurs 3.25, 3.26 et 3.28) 
  
  

L’ergothérapeute doit assurer l’intégrité de ses dossiers (Voir art.16 R.TDD). Cela signifie que le contenu du dossier doit être maintenu intact de façon à ne subir aucune altération. 

Par conséquent, l’ergothérapeute doit mettre en place ou s’assurer que sont mis en place des mécanismes et bonnes pratiques visant à s’assurer du respect des conditions de conservation et des méthodes de rectification de ses dossiers. Voici un rappel des bonnes pratiques les plus courantes à cet égard.

• Dossier papier :

  • accès au dossier restreint au personnel autorisé;
  • environnement physique adéquat (ex. : dossier conservé dans un milieu propre et sec);
  • Les méthodes utilisées en cas de rectification sont adéquates et permettent de conserver une trace (voir Rectification par l’ergothérapeute);

• Dossier électronique :

  • accès au support électronique et à son contenu restreint au personnel autorisé;
  • support électronique conservé dans un environnement physique adéquat;
  • support électronique muni des mécanismes de protection externe appropriés; 
  • copie de sauvegarde effectuée régulièrement et conservée dans un lieu distinct et sécurisé;
  • les méthodes utilisées doivent permettre de conserver une trace de toute inscription ou modification;
  • Les méthodes utilisées en cas de rectification sont adéquates et permettent de conserver une trace (voir Rectification par l’ergothérapeute).
    
    

Il est convenu que les ergothérapeutes qui œuvrent à titre d’employés du secteur public ou privé n’ont généralement pas de pouvoir direct sur le respect de plusieurs des éléments mentionnés ci-devant. Cela ne les dégage cependant pas de toute responsabilité à leur égard.

Ainsi, dans l’éventualité où un ergothérapeute employé constaterait des manquements ayant pour effet de mettre en péril l’intégrité des dossiers, il est attendu de ce dernier qu’il dénonce la situation aux personnes en autorité afin que des modifications puissent être apportées.

Liens utiles

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (articles 62, 63.1)
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (articles 10, 20)
• Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (indicateurs 3.2, 3.3, 3.7, 3.11 à 3.14, 3.21, 3.29 à 3.31)
• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (articles 5 à 7)
• Code civil du Québec (articles 2839 et 2840)
  
  

Les dossiers de l’ergothérapeute doivent être conservés selon des paramètres permettant un accès diligent (dans les meilleurs délais) aux personnes autorisées.

 Ainsi, le dossier doit notamment :

• être conservé dans un endroit permettant un accès physique diligent;
  Par exemple, les dossiers fermés peuvent être entreposés ou conservés dans un endroit distinct du lieu d’exercice de l’ergothérapeute (p. ex : site d’entreposage), du moment que la confidentialité et l'intégrité des dossiers est assurée et que l’ergothérapeute ou toute autre personne autorisée peut y avoir accès de manière diligente;
• être classé selon une méthode de classement efficace.
  
  

Liens utiles

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (articles 83 et 84)
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (articles 27 et 29)
• Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (indicateurs 3.9 à 3.10, 3.15 et 3.16)
  
  

Liens utiles

• Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (indicateur 3.8)