Accessibilité à l’information – Renseignements contenus dans le dossier d’un client et provenant d’un tiers

Dans le cadre de son travail, il arrive que l’ergothérapeute obtienne de la part de tiers des informations concernant son client. Or, que faire avec de tels renseignements ? Doit-on les inscrire au dossier ? Si oui, le client y a-t-il accès ?

Inscription au dossier

L’article 2 (8^o) du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation d’un membre de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec stipule que le dossier du client doit contenir les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus. Ainsi, la première question que doit se poser l’ergothérapeute est de savoir si l’information fournie par le tiers est pertinente eu égard aux services rendus ou à rendre de même qu’à ses devoirs et responsabilités envers son client. La réponse à une telle question dépend des circonstances propres à chaque situation et repose sur le jugement professionnel de l’ergothérapeute. De fait, un renseignement non pertinent dans un cas donné peut s’avérer très pertinent dans un autre et il appartient à l’ergothérapeute d’apprécier chaque situation.

Accès par le client aux informations fournies par le tiers

La question de l’accès par le client à l’information le concernant fournie par un tiers et inscrite à son dossier n’est pas simple et nécessite une bonne connaissance des règles régissant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. L’objectif ici n’est pas de faire un exposé exhaustif de la question mais plutôt de fournir aux ergothérapeutes un aperçu des dispositions applicables en l’espèce.

Le principe général est à l’effet qu’un client a accès à son dossier d’ergothérapie¹. Certaines dispositions législatives viennent cependant limiter l’étendue de ce principe, notamment eu égard aux informations provenant d’un tiers. Les règles applicables diffèrent alors selon l’endroit où travaille l’ergothérapeute.

L’accès au dossier des usagers d’un établissement visé par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS) est notamment régi par l’article 18 de la loi. On y prévoit que « un usager n’a pas le droit d’être informé de l’existence ni de recevoir communication d’un renseignement le concernant et contenu dans son dossier qui a été fourni à son sujet par un tiers et dont l’information de l’existence ou la communication permettrait d’identifier le tiers, à moins que ce dernier n’ait consenti par écrit à ce que ce renseignement et sa provenance soient révélés à l’usager ».

L’article précise qu’une telle restriction ne s’applique pas lorsque le renseignement a été fourni par un professionnel de la santé ou des services sociaux ou par un employé d’un établissement dans l’exercice de leurs fonctions.

Ainsi, au terme de la LSSSS, dès lors qu’un renseignement est fourni par un tiers et que la connaissance de son existence ou sa communication permettrait d’identifier ce dernier, l’usager n’y a pas accès à moins d’avoir obtenu un consentement écrit de la part du tiers.

La situation est quelque peu différente pour les ergothérapeutes oeuvrant au sein d’un organisme public visé par la Loi sur l’accès à l’information sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (CSST, SAAQ, commissions scolaires, etc.) ou au sein d’une entreprise visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (clinique privée, etc.).

De fait, aux termes de ces deux lois², l’organisme public ou la personne qui exploite l’entreprise, selon le cas, doit refuser de donner communication à une personne d’un renseignement personnel la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu’il s’agisse d’un
cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

Ainsi, contrairement aux établissements visés par la LSSSS, les organismes publics et les entreprises doivent être en mesure de démontrer que la divulgation au client d’un renseignement le concernant provenant d’un tiers serait susceptible de nuire sérieusement à ce dernier afin de pouvoir en refuser l’accès. La question de l’appréciation de ce préjudice au tiers n’est pas toujours évidente et dépendra des faits en l’espèce. En cas de doute, le recours aux services d’un avocat pourrait s’avérer judicieux.

À la lumière de ce qui précède, il appert que le traitement de toute demande d’accès de la part du client à son dossier nécessite une bonne connaissance des règles régissant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Par conséquent, toute demande à cet égard devrait être transmise sans délai à la personne responsable de l’accès à l’information au sein de l’établissement, de l’organisme public ou de l’entreprise où exerce l’ergothérapeute pour fin de traitement. Il serait de plus judicieux que les renseignements contenus au dossier du client provenant de tiers soient bien identifiés et facilement repérables afin de faciliter le travail de la personne responsable de l’accès à l’information.

<sup>1. Ce principe découle notamment de l’article 60.5 de Code des professions, de l’article 3.07.02 du Code de déontologie des ergothérapeutes de même que des différentes lois régissant la question de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels applicables
2. Article 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) et article 40 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1).</sup>